En el mundo empresarial, las tecnologías de la información juegan un papel muy importante en cuanto a competitividad. Es por esto que, cada vez, son más las empresas que buscan soluciones tecnológicas que les ayuden a ejecutar sus procesos de manera más eficiente para poder ocupar un lugar importante en el mercado. Al encontrarse con las diferentes opciones disponibles, se encuentran frente a un dilema: ¿requiero de un ERP o de un buen sistema contable para alcanzar mis metas de negocio?
Entre estas dos herramientas existen diferencias notables y es importante que las conozcas para poder tomar una decisión informada y efectuar cambios que contribuyan al crecimiento de tu empresa.
Aquí te enseñamos a qué nos referimos:
¿Qué es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resourcing Planning, por sus siglas en inglés) es un software completo de gestión empresarial que integra totalmente las operaciones e información de todas las áreas operativas y administrativas de una empresa, automatiza los procesos de negocio y permite controlar y asignar recursos a las actividades que realmente generan valor para el negocio.
Es un solo sistema que permite que todas las partes de la empresa estén interrelacionadas de manera natural, evitando reingresos de datos o reprocesos en la operación diaria, logrando altos niveles de productividad. Un verdadero ERP incluye Planeamiento de la Producción, Compras, Control de Inventarios, Ventas, CRM, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad General, Reportes Financieros y Operativos, entre otros.
Algunas de las principales marcas de ERP a nivel mundial son: SAP, Oracle y Microsoft.
¿Qué es un sistema contable-administrativo?
Un sistema contable es un paquete de programas informáticos enfocado en el área operativa, financiera, administrativa o contable de la empresa y que cumple con la función específica que un departamento demanda, como facturar, cobrar o llevar la contabilidad. Estos sistemas fueron desarrollados de manera modular, operando cada uno de ellos de manera independiente, y por lo general han sido desarrollados para un país en particular. En el mercado peruano podemos encontrar las siguientes marcas: Concar, Siscont, Starsoft, Defontana, entre otros.
Diferencias entre un ERP y un sistema contable – administrativo
Para poder distinguir correctamente ambas categorías, será de utilidad saber qué nos ofrece cada una de ellas.
Un ERP, al tratarse de un sistema “todo integrado”, nos ofrece:
- Las mejores prácticas de negocio a nivel mundial (en el caso de marcas internacionales).
- Información en una única fuente de datos que abarca todas las áreas y procesos de la empresa.
- Simplificación del flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa y la posibilidad de establecer controles y notificaciones en tiempo real.
- Operación más eficiente al eliminar el re-trabajo y la re-captura de datos, bajando la carga administrativa de la empresa.
- Información confiable y en tiempo real para la toma de decisiones.
- Una herramienta útil para planeación a futuro de la empresa, planeación de la producción, compras, pagos, inventarios, entre otros.
- Reportes de estados financieros en línea en cualquier momento.
- Personalización y adecuación del sistema de acuerdo a la industria o tamaño de la empresa.
Por otro lado, un sistema contable-administrativo:
- Lleva el registro contable de la empresa: ingresos, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación.
- Cumple las operaciones de nuestro día a día: facturar, comprar, cobrar, pagar y cuenta con reportes operativos.
- Revisa los resultados de las distintas áreas en cada módulo correspondiente, al no ser centralizada la base, la información deberá ser exportada.
- Tiene reportes de estados financieros al cierre del ejercicio que corresponda.
- Es ofrecido por un fabricante local, normalmente cubre un solo país.
¿Por qué se confunden fácilmente a pesar de tener características tan distintas?
La principal razón es que los fabricantes de los sistemas contable-administrativos, con el afán de competir, comúnmente se refieren a sí mismos como “ERP”, lo cual genera confusiones entre los clientes y usuarios sobre el verdadero significado de cada uno.
Jorge Antonio Villa / Director General Ventura Soluciones / Partner SAP Perú
