Implementar un ERP es una inversión importante, no sólo en términos de dinero sino, sobre todo, en términos de esfuerzo, recursos y tiempo dedicados.
Así es que, para ayudarte a obtener el mejor resultado en esta futura inversión, te compartimos algunos consejos sobre cómo elegir una solución integrada de negocios e implementarla con éxito.
Obtén el Compromiso de la Alta Gerencia
En cualquier proceso de evaluación para la compra de un nuevo software, existen varias personas involucradas. Si eres la persona encargada de recabar la información de los diferentes proveedores, debes considerar las necesidades de todos los departamentos y no sólo los requerimientos de tu área.
Normalmente, el principal beneficiado de esta solución es la alta dirección, por lo que es determinante su participación en el proceso de selección para el éxito de la evaluación y futura implementación.
Suelo mencionar en las conferencias a mis clientes: “Hay dos tipos de proyectos de implementación de un ERP: aquellos en los que se involucra la alta gerencia y aquellos que fracasan”. Ciertamente, las empresas que más sufren con la implementación de un ERP son aquellas que carecen del apoyo de la alta gerencia desde el inicio.
Recuerda: el encargado principal de realizar la evaluación de la solución debe convertirse en el principal promotor interno de la misma.
Haz una lista de las necesidades, antes de empezar a buscar proveedores
Comienza por definir cuidadosamente cuáles son los problemas que quieres resolver con este proyecto. Hay que centrarse en los procesos de negocio específicos y los resultados que se espera del nuevo sistema. Cuanto más específico seas, mucho más fácil será encontrar a los proveedores adecuados para su proyecto.
Define tu presupuesto
Ten claro cuál es el máximo presupuesto que puedes asignar para implementar un software. Como todo en la vida, en el mercado de softwares hay opciones para todos los bolsillos. Saber qué tanto dinero estás dispuesto a invertir te ayudará a filtrar rápidamente opciones y descubrir si el alcance deseado está acorde con el presupuesto disponible, o si es necesario reajustar tu estimado inicial.
No te saltes los pasos del proceso de compra
Muchas veces la urgencia o la falta de experiencia nos conducen a decidir de manera apresurada. Por ello, un buen proceso de compra debe incluir, al menos:
- Una presentación inicial a nivel ejecutivo.
- Un presupuesto inicial estimado, para decidir continuar o no con el resto del proceso.
- Un análisis de los procesos actuales y los problemas a solucionar.
- Una demostración en vivo de la solución.
- Una presentación de la propuesta técnico-comercial a la alta gerencia que incluya el alcance completo y el presupuesto final.
- Una revisión de los términos y condiciones legales (contratos de licencias y servicios).
- Firma del proyecto.
Finalmente: no más de tres soluciones o proveedores a evaluar
Recuerda que por cada proveedor preseleccionado se deberán ejecutar muchas de las etapas mencionadas en el punto anterior. Por ello, evaluar a más de tres proveedores puede convertirse en un proceso desgastante. Puede llevar a que los principales interesados pierdan el entusiasmo y, por consiguiente, opten por retrasar, significativamente, la toma de decisión. Apoyarse en marcas de prestigio minimiza el riesgo de error y facilita todo el proceso de compra.
Elegir un proveedor para implementar un ERP implica un compromiso a largo plazo, pues cambiarlo no será nada fácil y ciertamente muy costoso: es por ello que, no pocas personas lo comparan con un matrimonio. El tiempo y los recursos dedicados a un adecuado proceso de selección son la mejor inversión a largo plazo. Si estás interesado en conocer más sobre nosotros, te invitamos a que nos contactes.
