¿En qué consiste un análisis de procesos?
El análisis de procesos es una de las etapas en la evaluación de un ERP y tiene como objetivo entender más a fondo las actividades y flujos que componen las operaciones diarias del negocio y los responsables de cada una de ellas. Para ello se recopila información clave de cada área de la organización, a través de reuniones presenciales.
La idea principal es establecer una lista de requerimientos, necesidades y áreas de oportunidad que ofrece la implementación del ERP. El objetivo es que quede, por escrito, el compromiso del alcance funcional de lo que incluirá la solución y – muy importante – de lo que no incluirá.
Esta etapa es necesaria porque permite al proveedor tener más claros los alcances que debe incluir en el proyecto y, por ende, presentar una propuesta económica más ajustada a la realidad. Al mismo tiempo, permite al comprador establecer expectativas más reales sobre lo que debe esperar del nuevo sistema.
¿Qué beneficios tiene el análisis de procesos durante la evaluación de un sistema ERP?
Permite evaluar al proveedor.
Es importante tomar nota de si los posibles proveedores están tomándose el tiempo de conocer a su empresa realmente, con todos sus procesos, problemas y necesidades, más allá de enviarles una cotización estandarizada. Además, esta fase le permitirá conocer más de cerca la experiencia y calidad de cada proveedor. Su dominio, tanto en el área técnica como en los procesos del negocio. Observar su profesionalismo, su manera de relacionarse y resolver sus dudas; incluso, podrá determinar si ha generado el nivel de empatía necesario y si le inspira la confianza suficiente como para trabajar en equipo.
Conocer las expectativas de los usuarios
Esta es una buena oportunidad para conocer a fondo las inquietudes y expectativas, de cada departamento de su empresa, en cuanto a lo que la solución puede hacer por ellos. Lo que puede aportar a su trabajo y cómo puede incrementar su productividad. Al saber que son tomados en cuenta, se involucrarán en la evaluación, se comprometerán con el proyecto y, por lo tanto, se reducirá la resistencia al cambio.
Mejorar procesos de negocio
En esta fase se tiene, también, la oportunidad de identificar cada uno de los procesos que conforman la operación, de conocer las oportunidades de mejora que puedan existir en torno a ellos y redefinirlos, si fuese necesario. Las mejores prácticas que ofrecen los ERPs de marcas internacionales pueden ser un muy buen punto de partida para identificar estas oportunidades. En este paso el proveedor debe apoyar activamente, fungiendo como consultor externo, identificando los retos y oportunidades que la empresa no haya descubierto aún.
¿Quiénes deben participar en el análisis de procesos?
Es de suma importancia la participación de los líderes de todas las áreas y de la alta gerencia. Por un lado, se tiene una visión más completa y detallada de cada proceso, y por el otro, se obtiene una visión panorámica y global del negocio.
Es fundamental que se tenga en cuenta a los futuros usuarios puesto que, la participación activa reduce la incertidumbre y el rechazo al cambio. Asimismo, es igual de fundamental tener a los decisores puesto que, ello habla del compromiso en torno a lograr la exitosa implementación de un software.
Conclusión
La decisión de implementar un sistema ERP en su empresa es de suma importancia y tiene sus complejidades; sin embargo, si la elección del mismo comienza con una buena investigación, un diagnóstico correcto y el involucramiento de todos en la compañía y de un proveedor que conozca realmente a la empresa; podemos decir que tenemos todos los elementos para garantizar el éxito del proyecto.
