ERP viene de «Enterprise Resource Planning», que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de gestionar distintas operaciones dentro de una empresa, desde las finanzas hasta la producción, llegando incluso a los recursos humanos. Se encargan de registrar y organizar datos, así como también de conectar las actividades de todos los departamentos o áreas. La integración es lo que estandariza y automatiza los procesos, mejorando la eficiencia de las operaciones.
En un mercado altamente competitivo como el actual, es esencial que las organizaciones inviertan en recursos y herramientas como estas, que les permitan lograr un crecimiento de manera controlada y acelerada y al mismo tiempo ser más eficientes. Llega un momento en la vida de las empresas en que los sistemas administrativos, contables o las hojas de cálculo ya no son suficientes para soportar las operaciones diarias y brindar la información necesaria para la toma de decisiones.
Aquí algunas señales que te permitirán saber si necesitas un software ERP:
Empresa en constante crecimiento.
Una de las situaciones más comunes por las que los negocios comienzan a necesitar un ERP es el crecimiento. Sabemos que una de las metas imprescindibles en las empresas es el crecimiento; sin embargo esta trae muchos retos, siendo uno de ellos el manejo preciso de la información y su gestión. Muchas compañías pequeñas pueden llevarse bien con las hojas de cálculo y los correos electrónicos, pero con el crecimiento, es inevitable que los objetivos comerciales se reestructuren y la necesidad de herramientas mucho más completas y seguras, aflore.
Si tu sistema administrativo actual no tiene la capacidad de soportar el crecimiento de tu empresa, es importante que consideres la adquisición de un sistema ERP que sea escalable, que permita gestionar las operaciones de la empresa y te brinde la información en el momento y forma adecuada. No implementar un ERP podría traer problemas graves como la pérdida de ingresos, calidad de servicio deficiente, mala gestión de los recursos, pérdida de oportunidades, entre otros.
Falta de información estratégica y datos de manera oportuna.
La información es un recurso vital porque es la base de las decisiones estratégicas. No tenerla en tiempo y forma puede representar pérdida de oportunidades de negocio y de crecimiento de la empresa. Cuando no se cuenta con un sistema que ponga todos los datos en un mismo lugar, puede ser bastante confuso, tedioso y lento acceder o transferir información a diferentes departamentos y esto dificulta la toma de decisiones. Si quieres beneficios y métricas optimizadas, tus empleados y tú deberían ser capaces de acceder a datos claves, inmediatamente, sin retrasos y sin tener que buscar en varios lugares.
Un sistema ERP te ofrece esta centralización de información estratégica y pone a disposición los datos necesarios para armarla. Esta información va a estar actualizada y va a ser confiable, porque de eso se trata un sistema de gestión. La organización es clave y esta es una herramienta que te la permite.
No existe integración en los procesos.
Otra señal de que necesitas adquirir un ERP es cuando tus departamentos hablan en idiomas distintos. Cuando los colaboradores usan un software y el departamento de contabilidad utiliza otro, el proceso de transmisión de información es pesado, lento y riesgoso. Si, se utilizan diferentes herramientas en cada departamento, el riesgo de pérdida de información aumenta y la ineficiencia es aún mayor.
Ya hablamos de lo importante de tener la información necesaria para la toma de decisiones. La precisión en las actualizaciones del sistema, en tiempo real, es lo que marca la diferencia en la productividad diaria de una organización. Un ERP es una plataforma única que obtiene datos de todos los departamentos, cada vez que el equipo lo necesita.
Lo que se busca es disminuir riesgos, re trabajos y mejorar la eficiencia en tiempos y costos. En ausencia de datos precisos, tu inventario, tus finanzas y hasta el marketing o las ventas, pueden sufrir. Y eso es algo que hay que evitar a toda costa. Un ERP puede ayudarte a reducir los obstáculos y permitirte innovar y crecer.
La gestión contable y financiera es lenta y tediosa.
Cuando un negocio comienza a crecer, la contabilidad empieza a sufrir. Este es el primer departamento que más se beneficia de un sistema de software ERP. Este puede realizar operaciones en segundos, las mismas que pueden tomarle horas a un ser humano. El ahorro en tiempo que puede ser utilizado en tareas más productivas, es bastante evidente. Ya las facturas y órdenes de venta en papel son cosa del pasado y si sigues en esta situación, es claro que necesitas un apoyo.
Otra señal importante es el tiempo que toma a tus colaboradores presentar los reportes financieros. Si se debe consolidar información de distintas fuentes, conciliar datos o recolectarlos de manera manual, entonces necesitas un sistema de gestión.
Los sistemas actuales son muchos y muy complejos.
Ejecutar múltiples sistemas de software puede ser bastante costoso, esto por la cantidad de recursos de TI y los costos relacionados con la ejecución de múltiples soluciones, personalizaciones, integraciones y mantenimientos. Adoptar un software ERP puede eliminar la necesidad de pagar por múltiples sistemas, costos de hardware e incluso, la necesidad de emplear más personal.
Además, un ERP no es tan costos como muchos piensan. Un gran porcentaje de empresas que utilizan softwares ERP afirman que el costo de implementación supone apenas del 1 al 3 por ciento de sus ingresos anuales.
La insatisfacción en los clientes va en aumento.
Uno de los obstáculos en el crecimiento es el manejo de los inventarios y el cumplimiento con los clientes. Esto se convierte en uno de los factores clave que define el éxito o fracaso. Cuando no existe una integración y comunicación adecuada entre el departamento de ventas y el almacén, se genera una gran problemática, esto porque existe el riesgo de no ofrecer al cliente el servicio que espera, lo que genera una mala reputación para la compañía.
Con un sistema ERP se puede mantener una comunicación eficaz entre departamentos, lo que deriva en un servicio al cliente de excelencia. Esto porque se conocen con exactitud los niveles de inventario, lo que permite cumplir con los compromisos acordados.
Si alguna de estas señales ha resonado en ti, te recomiendo mirar un poco nuestra página o llamarnos, podría ser que necesites de algún consejo que nosotros podamos brindarte.
