6 Consejos para elegir correctamente un nuevo sistema integrado para su empresa (ERP)

Ventura
22 Ago. 2019

La implementación de un ERP es una inversión importante, no sólo en términos de dinero sino, sobre todo, en términos de esfuerzo, recursos y tiempo dedicados.

Así es que, para ayudarle a obtener el mejor resultado en esta futura inversión, comparto algunos consejos sobre cómo elegir una solución integrada de negocios e implementarla con éxito:

 

  1. Obtenga el Compromiso de la Alta Gerencia

En cualquier proceso de evaluación para la compra de un nuevo software, existen varias personas involucradas. Si usted es la persona encargada de recabar la información de los diferentes proveedores, debe considerar las necesidades de todos los departamentos y no sólo los requerimientos de su área.

Normalmente el principal beneficiado de esta solución es la alta dirección, por lo que es determinante su participación en el proceso de selección para el éxito de la evaluación y futura implementación.

Suelo mencionar en las conferencias a mis clientes: “Hay dos tipos de proyectos de implementación de un ERP: aquellos en los que se involucra la alta gerencia y aquellos que fracasan”. Ciertamente, las empresas que más sufren con la implementación de un ERP son aquellas que carecen del apoyo de la alta gerencia desde el inicio.

Recuerde: el encargado principal de realizar la evaluación de la solución debe convertirse en el principal promotor interno de la misma.

 

  1. Haga una lista detallada de las necesidades antes de empezar a buscar proveedores

Comience por definir cuidadosamente cuáles son los problemas que quiere resolver con este proyecto. Hay que centrarse en los procesos de negocio específicos y los resultados que espera del nuevo sistema. Cuanto más específico sea, mucho más fácil será encontrar a los proveedores adecuados para su proyecto.

 

  1. Defina su presupuesto

Tenga claro cuál es el máximo presupuesto que puede asignar al proyecto.  Como todo en la vida, en el mercado de softwares hay opciones para todos los bolsillos. Saber qué tanto dinero está dispuesto a invertir le ayudará a filtrar rápidamente opciones y descubrir si el alcance deseado está acorde con el presupuesto disponible, o si es necesario reajustar su estimado inicial.

 

  1. No se salte los pasos del proceso de compra

Muchas veces la urgencia o la falta de experiencia nos conducen a decidir de manera apresurada.  Por ello, un buen proceso de compra debe incluir, al menos:

  • Una presentación inicial a nivel ejecutivo.
  • Un presupuesto inicial estimado, para decidir continuar o no con el resto del proceso.
  • Un análisis de los procesos actuales y los problemas a solucionar.
  • Una demostración en vivo de la solución.
  • Una presentación de la propuesta técnico-comercial a la alta gerencia que incluya el alcance completo y el presupuesto final.
  • Una revisión de los términos y condiciones legales (contratos de licencias y servicios).
  • Firma del proyecto.

 

  1. Finalmente: No más de tres soluciones o proveedores a evaluar

Recuerde que por cada proveedor preseleccionado se deberán ejecutar muchas de las etapas mencionadas en el punto anterior. Por ello, evaluar a más de tres proveedores puede convertirse en un proceso desgastante y llevar a que los principales interesados pierdan el entusiasmo y, por consiguiente, opten por retrasar, significativamente, la toma de decisión. Apoyarse en marcas de prestigio minimiza el riesgo de error y facilita todo el proceso de compra.

 

Conclusión

Elegir un proveedor de ERP implica un compromiso a largo plazo, pues cambiarlo no será nada fácil y ciertamente muy costoso: es por ello que, no pocas personas lo comparan con un matrimonio. El tiempo y los recursos dedicados a un adecuado proceso de selección son la mejor inversión a largo plazo.

 

Confiamos en que estas recomendaciones le ayudarán a escoger al proveedor de ERP ideal para su empresa y le ayudarán a generar una relación “para toda la vida”.

 

Jorge Antonio Villa / Director General Ventura Soluciones / Partner SAP Perú

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