Los ejes para la transformación digital dentro de una empresa son ahora un tema de vital relevancia. Esto porque la recesión ocasionada por el coronavirus Covid-19, ha generado que la digitalización caiga como martillazo y tome desprevenidas a muchas empresas, obligándolas a digitalizar sus procesos, documentos y comunicaciones, o al menos evaluar la necesidad de hacerlo.
Nosotros, en Ventura Soluciones, consideramos que podemos hablar de 5 puntos clave:
- Archivos
- Procesos y Datos
- Personas
- Infraestructura
- Tecnologías 4.0
A continuación, te contaremos cuáles son esos 5 ejes para la transformación digital en tu empresa:
Archivos
Antes de la digitalización, es necesario ordenar y clasificar correctamente los documentos críticos de la empresa. Si el volumen de documentación es muy alto y complejo, una solución es contratar los servicios de consultoría de algún especialista en gestión de archivos y documental. Luego, se debe encontrar la forma idónea de digitalizar cada archivo. Existen muchos servicios gratuitos, online, que pueden servir para ello. Otra forma es transformar los documentos a archivos de tipo PDF.
Finalmente, es necesario contar con un repositorio virtual para el control de las diferentes versiones que un archivo puede tener a lo largo del tiempo. Para cubrir esta necesidad, podemos recurrir a un servidor local (físico) o un servidor cloud. Esto va a depender de la capacidad de infraestructura de la empresa y del presupuesto de la misma. Entre los sistemas de repositorio de datos de la nube más usados encontramos Dropbox, OneDrive o Google Drive. En el caso de aplicaciones de instalación local, una solución confiable y gratuita es Apache Subversion.
Procesos y Datos
Como segundo eje de transformación digital, está el de integrar los principales procesos del negocio: Marketing, CRM, Ventas, Compras, Almacenes, Finanzas, Mantenimiento, Proyectos y Producción. Es muy importante la capacidad de análisis que tenga la empresa. Cómo se explotan los datos que se generan dentro de las diferentes áreas va a determinar qué tan rápidas y eficientes son las decisiones para hacer frente a las necesidades del mercado.
La digitalización debe empezar por integrarlos todos (o los más relevantes) en un solo sistema y esto se consigue a través de un ERP de calidad, con una base de datos unificada y centralizada. Dentro de las mejores opciones de ERPs de clase mundial tenemos a SAP Business One, Oracle Netsuite o Microsoft Dynamics. En el caso de soluciones de analítica y business intelligence, encontramos a SAP Analytics Cloud, Power BI, Qlik o Tableau.
Personas
La digitalización del área de RRHH es una de las más importantes en la empresa e implica contar con herramientas de comunicación y colaboración entre equipos. Para la comunicación, son necesarias videollamadas y presentaciones virtuales. Algunos ejemplos son Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime, GoToMeeting, Webex, Adobe Connect o Skype Empresarial.
Con respecto a la colaboración y trabajo en equipo, es importante contar con herramientas que permitan la gestión de proyectos, la comunicación instantánea vía chat, la asignación de tareas y el seguimiento de avances a personas, grupos y equipos. Aquí tenemos plataformas como Trello, Asana, Workplace, Slack o Wrike. Y para colaborar visualmente en tiempo real y tener sesiones en equipo de planificación, brainstorming o design thinking, pueden utilizar la herramienta Mural.
Es importante tener en cuenta la necesidad de una correcta preparación y gestión del cambio. Todo esto puede generar un fuerte impacto en la cultura de la organización.
Infraestructura
La era digital que estamos viviendo hace más relevante la necesidad de contar con sistemas de alta disponibilidad, motivo por el cual las pequeñas y medianas empresas deben empezar a evaluar llevar sus sistemas a la nube. Esto último porque implementar Datacenters (Centros de Procesamiento de Datos) locales puede ser muy costoso de adquirir y mantener.
La nube hoy ofrece diferentes opciones para poder procesar y almacenar todo tipo de sistemas, con una amplia flexibilidad de costos en función al uso que se le dé. El valor de la nube está en la capacidad de sus tipos de servicio para hacer frente a las necesidades que las empresas podemos tener. Estos servicios son: IaaS (infraestructura como servicio), PaaS (plataforma como servicio) y SaaS (software como servicio). Algunos de los principales proveedores de servicios en la nube son: Amazon Web Services (AWS), Azure de Microsoft, Google Cloud Platform o Softlayer de IBM.
En esta misma linea de ideas, no se debe dejar de lado la necesidad de contar con soluciones de Ciberseguridad para toda implementación de sistemas, tanto de manera local como en la nube ya que, de no tenerlas, ponemos en riesgo nuestra información actual e histórica.
Tecnologías 4.0
El último eslabón y factor disruptivo de la digitalización empresarial, hoy en día, son las llamadas Tecnologías 4.0. Estas utilizan recursos digitales de grandes capacidades, para ofrecer servicios de valor agregado y eficiencias en tiempo y costo a las empresas.
En la actualidad, las tecnologías 4.0 de mayor impacto en el entorno empresarial son:
- IoT (internet de las cosas): la capacidad de conectar diferentes objetos físicos con el internet, para asegurar un flujo de datos de alto valor. Por ejemplo: un sensor colocado en un refrigerador industrial, el cual pueda enviar, en tiempo real, datos de la temperatura, ubicación, horas de uso, etc.
- Big Data: la capacidad de procesar grandes volúmenes de datos, de amplia variedad (imágenes, vídeos, datos, etc.), a altas velocidades y con una veracidad e integridad garantizada.
- Machine Learning: la capacidad de lograr que los sistemas, por medio de algoritmos inteligentes, aprendan patrones de comportamiento para poder realizar tareas específicas. Por ejemplo: un Chatbot que aprende a reconocer palabras clave y a relacionarlas con sus significados para dar respuesta en tiempo real a una persona. Aquí les dejo un ejemplo de un chatbot asistente de compras inteligente: https://youtu.be/vAv6x76ZN28
Es importante tener en cuenta que los ejes para la transformación digital de una empresa deben ser cubiertos en su totalidad, esto los ayudará en su camino hacia el futuro. Las empresas que entiendan la necesidad de digitalizarse, son las que tendrán mayor capacidad de acción y reacción, gozarán de ventajas ante sus competidores y liderarán el mercado en los próximos años.
